eGovernment

Le processus d'élaboration de la legislation, des procédues, implique des centaines voire des milliers d'employés et d'officiels gouvernementaux dont l'expertise et les conseils se traduisent par de nouvelles réglementations. La coordination des processus décisionnels entre tous les participants est une tâche laborieuse qui nécessite de nombreuses heures de débat, vérification et révision jusqu'à l'accord final, l'approbation et la publication de chaque décision.

Quark peut vous aider à rationaliser le processus, grâce à sa solution eGovernment,. Les gouvernements et les organizations non gouvernementales disposent ainsi d'un processus plus simple et plus rapide pour gérer leurs activités, réduire considérablement le volume de documents nécessaires à la législation à la réglementation et prendre des décisions plus avisées.

Les processus manuels ralentissent le processus de décision

Lors de la création et de la vérification des documents législatifs et règlementaires, de nombreuses personnes de différentes agences et divers départements modifient, commentent, corrigent et vérifient ces documents tout au long du système. En raison du grand nombre de personnes qui participent à ces tâches en fonction de leur expertise ou rôle, vous devez coordonner la contribution des organismes, agences et spécialistes impliqués.

Mais comment s'assurer que chaque personne ne consulte que les documents dont elle est responsable ? Comment s'assurer que chaque section est correctement examinée ? Comment offrir à chaque intervenant la possibilité d'introduire un commentaire avant de passer à la prochaine étape du processus législatif ?

Trop souvent, la réponse à ces questions implique un processus laborieux obligeant chaque intervenant à transmettre manuellement la documentation à la prochaine personne concernée. Cela ralentit le développement des réglementations et empêche toute prise de décision efficace.

Comment la technologie de publication peut-elle accélérer le processus ?

Les ministres, législateurs et organismes de contrôle doivent s'assurer que les bonnes informations sont vérifiées par les personnes compétentes au moment adéquat afin que tout se mette en place de façon cohérente. L'enjeu consiste à utiliser la technologie pour favoriser la collaboration entre les différents intervenants du processus et c'est exactement le rôle de la solution Quark.

La solution eGovernment Quark

La solution eGovernment Quark met en relation toutes les personnes impliquées dans le processus grâce à un système unique basé sur leur rôle, leur permettant d'accéder à un portail afin de consulter les documents et d'identifier les parties qu'ils doivent créer ou examiner. Elle achemine automatiquement les documents à la personne suivante dans le processus en indiquant si quelqu'un n'a pas terminé sa partie. Elle permet à chaque intervenant de réviser le contenu ou d'ajouter simplement un commentaire en fonction de son rôle, de son poste ou de ses responsabilités.

Basée sur le format XML (Extensible Markup Language), la solution Quark permet aux rédacteurs et aux réviseurs de définir l'objectif de chacun des différents composants de documents législatifs ou règlementaires, y compris avec des éléments tels que les services qui devront traiter ces informations. Les réviseurs suivants peuvent uniquement consulter les composants correspondant à leur rôle, ce qui accélère le processus en s'assurant qu'ils visualisent tout ce qu'ils doivent vérifier et uniquement ces informations.

Mode de fonctionnement

La pierre angulaire de la solution Quark est le logiciel Quark XML Author for Microsoft Word, un module complémentaire de Word permettant à chaque utilisateur de créer facilement des documents XML, sans aucune formation préalable. Les rédacteurs peuvent continuer à utiliser Word et accéder à toutes les fonctionnalités de suivi des modifications et d'ajout de commentaires de ce logiciel.

Quark propose également une technologie sur serveur qui suit la progression de chaque document tout au long du processus afin de s'assurer que chaque intervenant suit la totalité des étapes. Et lorsqu'un réviseur demande un document, les informations superflues peuvent être automatiquement supprimées afin que celui-ci consulte uniquement les données qui le concernent.

Au terme du processus, lorsque toutes les parties ont approuvé le document, la solution Quark publie automatiquement le document final à la fois sur papier et au format électronique.

Fonctionnalités et avantages

Le saviez-vous ?

La société Quark est Partenaire agréé Microsoft Gold et membre du Conseil consultatif de développement de MS Office 14.

• Collaboration à grande échelle : des milliers de personnes, depuis le simple employé jusqu'aux plus hauts responsables gouvernementaux, peuvent interagir avec le système grâce à sa convivialité et à ses contrôles d'accès basés sur les rôles et les départements ;
• Efficacité accrue : le remplacement de la version papier par la version électronique accélère la distribution et la recherche ;
• Processus plus rapide : le logiciel applique automatiquement les mesures en matière de structure de document, de conception de document et de flux de travail, ce qui réduit voire supprime les retards dus à des contenus manquants, une mauvaise mise en forme ou l'absence de certaines approbations ;
• Plus grande sécurité : les informations ne peuvent être consultées et modifiées que par les personnes habilitées ;
• Convivialité : la complexité du XML reste sous-jacente tant que les utilisateurs continuent à travailler dans Word, et le logiciel demande à l'utilisateur de lui fournir les éventuelles informations requises.

La société Quark est Partenaire agréé Microsoft Gold et membre du Conseil consultatif de développement de MS Office 14.